POLITIQUE DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Introduction
Notre entreprise est engagée à respecter les droits à la vie privée de nos clients, partenaires et employés, en conformité avec les lois et les normes applicables à la protection des renseignements personnels. Cette politique de gouvernance énonce les pratiques que nous avons mises en place pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels que nous collectons, utilisons, conservons et détruisons.
Objet
La présente politique vise à encadrer la gouvernance à l’égard des renseignements personnels de Groupe Brosseau Vitrerie.
Autorisations
Les autorisations suivantes s’appliquent à la présente :
- Règlements généraux de Groupe Brosseau Vitrerie;
- Guide de la gouvernance de Groupe Brosseau Vitrerie;
- Loi sur les normes d’emploi du Québec.
Application
Elle s’applique à tous les employés, agents et mandataires de Groupe Brosseau Vitrerie qui sont amenés à traiter des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions.
1. Définitions
Aux fins de la présente politique, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-après :
Renseignement personnel : Tout renseignement qui se rapporte à une personne physique et qui permet de l’identifier, notamment son nom, son adresse, son numéro d’assurance sociale, son numéro de téléphone, son adresse courriel, sa date de naissance, etc.
Traitement de renseignements personnels : Toute opération effectuée sur des renseignements personnels, notamment la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction, etc.
Responsable de la protection des renseignements personnels : La personne désignée par Groupe Brosseau Vitrerie pour assurer la protection des renseignements personnels de l’organisation.
2. Principes directeurs
Groupe Brosseau Vitrerie s’engage à respecter les principes suivants dans le cadre de ses activités de traitement de renseignements personnels :
Transparence : Informer les personnes concernées de la collecte, de l’utilisation et de la communication de leurs renseignements personnels.
Pertinence : Ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation des finalités déterminées.
Limitation de la conservation : Ne conserver les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités déterminées.
Exactitude : S’assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour.
Sécurité : Mettre en place les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation ou la destruction.
3. Responsabilités
3.1 Responsable de la protection des renseignements personnels
Groupe Brosseau Vitrerie désigne un responsable de la protection des renseignements personnels, qui a pour mandat de :
- Élaborer, mettre en œuvre et maintenir la politique de gouvernance à l’égard des renseignements personnels.
- Sensibiliser et former les employés, agents et mandataires de Groupe Brosseau Vitrerie à l’importance de la protection des renseignements personnels.
- Assurer le suivi des incidents liés à la protection des renseignements personnels et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
- Répondre aux demandes d’accès et de rectification de renseignements personnels.
- Coordonner les activités de traitement de renseignements personnels au sein de Groupe Brosseau Vitrerie.
3.2 Employés, agents et mandataires de Groupe Brosseau Vitrerie
Les employés, agents et mandataires de Groupe Brosseau Vitrerie ont pour responsabilité de :
- Respecter la politique de gouvernance à l’égard des renseignements personnels de Groupe Brosseau Vitrerie et les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.
- Protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions et prendre les mesures nécessaires pour éviter la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisées de ces renseignements.
- Signaler tout incident lié à la protection des renseignements personnels ou toute violation présumée de la politique de gouvernance à l’égard des renseignements personnels à leur supérieur hiérarchique ou au responsable de la protection des renseignements personnels.
- Collaborer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour répondre aux demandes d’accès et de rectification de renseignements personnels.
- S’assurer que toute communication de renseignements personnels à des tiers est effectuée conformément à la politique de gouvernance à l’égard des renseignements personnels de Groupe Brosseau Vitrerie et aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.
- Suivre les procédures établies pour la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels.
4. Règles applicables à la conservation et à la destruction des renseignements personnels
Nous nous engageons à conserver les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour remplir les fins pour lesquelles ils ont été collectés, à moins qu’une loi ou une entente ne nous oblige à les conserver plus longtemps. Nous nous engageons également à détruire de façon sécuritaire les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents, en utilisant des méthodes appropriées pour assurer leur destruction complète et définitive.
- Données relatives aux employés : Nous conserverons les données relatives aux employés pendant la durée de leur contrat de travail et pendant une période de 7 ans après la fin de leur contrat de travail.
- Données relatives aux clients : Nous conserverons les données relatives aux clients pendant la durée de leur relation contractuelle avec nous et pendant une période de 7 ans après la fin de leur relation contractuelle, sauf disposition légale contraire.
- Données relatives aux candidats : Nous conserverons les données relatives aux candidats pour une période de 1 an après la fin du processus de recrutement, sauf si le candidat donne son consentement pour une conservation plus longue.
5. Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Nous avons mis en place un processus pour traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les personnes concernées peuvent soumettre une plainte en complétant le formulaire en ligne disponible au https://www.www.groupebrosseau.ca/. Le responsable de la protection des renseignements personnels sera assigné au billet créer dans notre système de billetterie. Nous examinerons la plainte et prendrons des mesures appropriées pour résoudre le problème et prévenir des violations similaires à l’avenir. Nous tiendrons également la personne informée de l’état de la plainte.
6. Publication de l’information détaillée au sujet de nos politiques et de nos pratiques
Nous avons publié sur notre site internet de l’information détaillée sur nos politiques et nos pratiques de protection des renseignements personnels. Nous nous engageons à mettre à jour cette information de façon régulière pour refléter les changements apportés à nos politiques et pratiques.